Δεν χρειάζεται να διαβάσεις το inbox από πάνω ως κάτω. Με φίλτρα, τέσσερις κατηγορίες και σαφή χρονικά όρια μπορείς να εντοπίσεις όσα απαιτούν πραγματική ενέργεια σήμερα.
Η επιστροφή στη δουλειά μετά τις διακοπές μπορεί να ξεκινήσει με δεκάδες ή και εκατοντάδες νέα email. Αν τα ανοίξεις με τη σειρά που έφτασαν, κινδυνεύεις να ξοδέψεις το πρώτο πρωινό σε παλιές συζητήσεις, ενώ ένα σημερινό αίτημα περιμένει χαμηλότερα. Χρειάζεσαι διαλογή, όχι πλήρη εκκαθάριση. Το παρακάτω πλάνο 45 λεπτών σε βοηθά να εντοπίσεις προθεσμίες, ζητήματα που εμποδίζουν άλλους και μηνύματα που χρειάζονται απόφαση. Για τη συνολική επανένταξη στο πρόγραμμα, μπορείς παράλληλα να δεις πώς οργανώνεται η επιστροφή στο γραφείο μετά την άδεια.
Πρώτα αλλάζεις στόχο: όχι άδειο inbox, καθαρή εικόνα
Το «inbox zero» μπορεί να περιμένει. Στην πρώτη επαφή με τα εισερχόμενα ο στόχος είναι να ξέρεις τι απαιτεί ενέργεια σήμερα, τι μπαίνει στο πρόγραμμα της εβδομάδας, τι έχει ήδη λυθεί και τι μπορεί απλώς να αρχειοθετηθεί.
Σε ειδική ανάλυση του Microsoft Work Trend Index για την αδιάκοπη εργάσιμη ημέρα, το 20% των χρηστών με τον μεγαλύτερο όγκο ειδοποιήσεων δεχόταν, κατά τις βασικές ώρες εργασίας, κατά μέσο όρο μία διακοπή κάθε δύο λεπτά από συναντήσεις, email ή μηνύματα. Το στοιχείο δεν περιγράφει κάθε εργαζόμενη, δείχνει όμως πόσο εύκολα η ψηφιακή επικοινωνία καταλαμβάνει την ημέρα χωρίς όρια.
Το πλάνο διαλογής των 45 λεπτών
Κλείσε τις ειδοποιήσεις, βάλε χρονόμετρο και έλεγξε τις συναντήσεις και τις προθεσμίες των επόμενων 24 ωρών πριν αποφασίσεις ποιο μήνυμα είναι επείγον.
| Χρόνος | Κίνηση | Τι πρέπει να έχεις στο τέλος |
|---|---|---|
| 0 έως 5 λεπτά | Ορίζεις πλαίσιο και κατηγορίες | Τέσσερις κατηγορίες και καθαρή εικόνα της σημερινής ημέρας |
| 5 έως 12 λεπτά | Αναζητάς κρίσιμους αποστολείς και ημερομηνίες | Μικρό σύνολο πιθανώς σημαντικών μηνυμάτων |
| 12 έως 20 λεπτά | Απομακρύνεις τον προφανή θόρυβο | Newsletters, αυτοματοποιημένες ενημερώσεις και διπλά μηνύματα εκτός κύριας προβολής |
| 20 έως 30 λεπτά | Διαβάζεις τα σημαντικά νήματα από το νεότερο μήνυμα | Απόφαση για το τι χρειάζεται ενέργεια και τι έχει ήδη λυθεί |
| 30 έως 40 λεπτά | Απαντάς μόνο όπου υπάρχει πραγματικός λόγος | Τα σημερινά εμπόδια και οι κοντινές προθεσμίες έχουν αντιμετωπιστεί |
| 40 έως 45 λεπτά | Μεταφέρεις τις εργασίες εκτός inbox | Σύντομη λίστα ενεργειών στο ημερολόγιο ή στο σύστημα εργασιών |
0 έως 5 λεπτά: Φτιάξε τέσσερις μόνο κατηγορίες
Χρησιμοποίησε φακέλους, ετικέτες ή κατηγορίες:
- Σήμερα: Υπάρχει συνέπεια αν δεν κινηθείς μέσα στις επόμενες ώρες.
- Αυτή την εβδομάδα: Χρειάζεται ενέργεια, αλλά όχι κατά την πρώτη ώρα.
- Αναμονή ή ανάθεση: Περιμένεις απάντηση ή πρέπει να το αναλάβει άλλος.
- Ενημέρωση ή αρχείο: Χρειάζεται μόνο να γνωρίζεις τι συνέβη.
Η λεπτομερής οργάνωση μπορεί να γίνει αργότερα. Τώρα χρειάζεσαι γρήγορες αποφάσεις.
5 έως 12 λεπτά: Μην αρχίσεις από το πρώτο αδιάβαστο
Ξεκίνα με αναζήτηση, όχι με scrolling. Έλεγξε πρώτα τον προϊστάμενο, την ομάδα που σε κάλυψε, ενεργούς πελάτες και πρόσωπα που συνδέονται με πληρωμές, παραδόσεις ή σημερινές συναντήσεις.
Στο Gmail μπορείς, σύμφωνα με το επίσημο Gmail Help για τους τελεστές αναζήτησης, να συνδυάσεις κριτήρια όπως from:, after:, before:, is:unread και has:attachment. Στο Outlook, τα ενσωματωμένα φίλτρα αναζήτησης της Microsoft επιτρέπουν περιορισμό με βάση τον αποστολέα, την ημερομηνία, τις λέξεις του θέματος και τα συνημμένα. Οι ονομασίες μπορεί να διαφέρουν ανά έκδοση ή εταιρική ρύθμιση, αλλά η λογική παραμένει ίδια.
Αναζήτησε επίσης λέξεις όπως «προθεσμία», «σήμερα», «έγκριση», «πληρωμή» και «παράδοση». Μην εμπιστευτείς όμως μία λέξη μόνη της, ένα newsletter μπορεί επίσης να γράφει «επείγον».
12 έως 20 λεπτά: Απομάκρυνε τον θόρυβο μαζικά, αλλά με ασφάλεια
Ομαδοποίησε newsletters, αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις, επιβεβαιώσεις συμμετοχής και ενημερώσεις συστημάτων. Αν δεν χρειάζονται ενέργεια, αρχειοθέτησέ τα ή μετακίνησέ τα σε φάκελο ενημερώσεων.
Αν υπάρχουν κανόνες διατήρησης αρχείων, προσωπικά δεδομένα ή οικονομικά παραστατικά, ακολούθησε την πολιτική της εταιρείας. Η αρχειοθέτηση είναι συχνά ασφαλέστερη από μια βιαστική οριστική διαγραφή.
Αν θέλεις αργότερα να περιορίσεις τα άχρηστα μηνύματα, το υπάρχον άρθρο του bewoman για την εκκαθάριση του inbox καλύπτει απεγγραφές, φίλτρα και απλούστερους φακέλους. Αυτές οι κινήσεις δεν χρειάζεται να χωρέσουν στη σημερινή διαλογή.
20 έως 30 λεπτά: Διάβασε κάθε σημαντικό νήμα από το τέλος
Σε μια συζήτηση με πολλά μηνύματα, άνοιξε πρώτα το νεότερο. Μπορεί η υπόθεση να έχει κλείσει, η συνάντηση να έχει μετακινηθεί ή ένας συνάδελφος να έχει αναλάβει.
Γύρισε προς τα πίσω μόνο όσο χρειάζεται και κατάταξε το νήμα σε μία από τις τέσσερις κατηγορίες. Μην το αφήνεις αδιάβαστο ως υπενθύμιση, γιατί έτσι αναμειγνύεις την πληροφορία με την υποχρέωση.
30 έως 40 λεπτά: Απάντησε μόνο όταν η απάντηση αλλάζει τη σημερινή ημέρα
Η λογική «αν παίρνει δύο λεπτά, κάν’ το τώρα» μπορεί να σε παγιδεύσει. Είκοσι τέτοιες απαντήσεις καταναλώνουν σχεδόν όλο το διαθέσιμο διάστημα.
Απάντησε άμεσα μόνο αν το μήνυμα αφορά προθεσμία της ημέρας, εμποδίζει συνάδελφο να συνεχίσει, επηρεάζει ενεργό πελάτη ή κλείνει οριστικά μια υπόθεση. Για τα υπόλοιπα, όρισε συγκεκριμένο χρόνο στο πρόγραμμα.
40 έως 45 λεπτά: Βγάλε τις εργασίες από το inbox
Μετέφερε κάθε πραγματική υποχρέωση στη λίστα εργασιών, στο ημερολόγιο ή στο κοινό σύστημα της ομάδας. Γράψε ενέργεια και προθεσμία, για παράδειγμα «Έλεγχος προσφοράς και απάντηση στην Ελένη έως Τρίτη 13:00», όχι απλώς «Email Ελένη».
Για ευθυγράμμιση με την ομάδα, στείλε μια σύντομη περίληψη: «Επέστρεψα σήμερα και έχω ως πρώτες προτεραιότητες τα Α, Β και Γ. Αν κάτι άλλο πρέπει να προηγηθεί, ενημέρωσέ με μέχρι τις 11:30».
Πώς ξεχωρίζεις το πραγματικά επείγον
Ένα email χρειάζεται να προηγηθεί όταν ισχύει τουλάχιστον ένα από τα παρακάτω:
- Υπάρχει εξωτερική προθεσμία σήμερα ή πριν από τον επόμενο προγραμματισμένο έλεγχο του inbox.
- Η καθυστέρηση εμποδίζει άλλο άτομο ή ολόκληρη ομάδα να συνεχίσει.
- Επηρεάζεται ενεργός πελάτης, πληρωμή, παράδοση, λειτουργία υπηρεσίας ή υποχρέωση συμμόρφωσης.
- Χρειάζεται απόφαση για συνάντηση ή ενέργεια μέσα στις επόμενες 24 ώρες.
Η κόκκινη ένδειξη, τα κεφαλαία γράμματα και η θέση του αποστολέα δεν αρκούν από μόνα τους. Αν δύο εργασίες συγκρούονται, μην προσπαθήσεις να μαντέψεις. Ζήτησε ιεράρχηση με συγκεκριμένο δίλημμα: «Μπορώ να ολοκληρώσω σήμερα είτε την αναφορά είτε τις διορθώσεις της παρουσίασης. Ποιο αποτέλεσμα χρειάζεται πρώτο;»
Τρεις έτοιμες απαντήσεις που κερδίζουν χρόνο
Όταν δεν γνωρίζεις αν το αίτημα παραμένει ενεργό
«Επέστρεψα σήμερα και βλέπω το μήνυμά σου. Επειδή μεσολάβησαν αρκετές ημέρες, μπορείς να μου επιβεβαιώσεις αν το θέμα παραμένει ανοιχτό και ποια είναι πλέον η προθεσμία;»
Όταν χρειάζεσαι χρόνο για ουσιαστική απάντηση
«Έλαβα το αίτημα και θα χρειαστώ να ελέγξω τα σχετικά στοιχεία πριν απαντήσω. Μπορώ να επανέλθω έως αύριο στις 14:00. Αν υπάρχει νωρίτερη εξωτερική προθεσμία, ενημέρωσέ με.»
Όταν οι προτεραιότητες συγκρούονται
«Για σήμερα έχω προγραμματίσει τα Α και Β, που συνδέονται με τις προθεσμίες [ημερομηνίες]. Για να αναλάβω το Γ μέσα στην ημέρα, χρειάζεται να μετακινηθεί ένα από τα δύο. Ποια σειρά θέλεις να κρατήσουμε;»
Τι αλλάζει ανάλογα με τον ρόλο σου
Αν εργάζεσαι ως μέλος ομάδας, ξεκίνα από όσα μπλοκάρουν συναδέλφους και από τις αποφάσεις που χρειάζεται ο προϊστάμενος. Οι απλές κοινοποιήσεις μπορούν να περιμένουν.
Αν έχεις ευθύνη ομάδας, έλεγξε κλιμακώσεις, θέματα στελέχωσης, αποφάσεις χωρίς υπεύθυνο και αλλαγές προθεσμιών. Ζήτησε συνοπτική ενημέρωση από το άτομο που σε κάλυψε.
Αν είσαι freelancer ή διατηρείς μικρή επιχείρηση, προηγούνται ενεργές παραδόσεις, πληρωμές, κρατήσεις και πελάτες που περίμεναν συγκεκριμένη ημερομηνία επιστροφής. Ένα σωστό μήνυμα εκτός γραφείου με σαφή όρια μειώνει από πριν τις ασαφείς προσδοκίες και τον αριθμό των επαναλαμβανόμενων μηνυμάτων.
Τα λάθη που μετατρέπουν τα 45 λεπτά σε ολόκληρη ημέρα
Το πρώτο λάθος είναι να ξεκινήσεις από το παλαιότερο μήνυμα και να προχωράς χρονολογικά. Το δεύτερο είναι να απαντάς σε όλα τα εύκολα email, επειδή προσφέρουν γρήγορη αίσθηση προόδου. Μπορεί να αδειάζει ο αριθμός των αδιάβαστων, αλλά οι πραγματικές προθεσμίες να μένουν ανέγγιχτες.
Απόφυγε επίσης να αφήσεις ανοιχτές ειδοποιήσεις όσο κάνεις διαλογή, να χρησιμοποιήσεις το inbox ως μοναδική λίστα υποχρεώσεων και να υποσχεθείς ότι θα απαντήσεις σε όλους μέσα στην ίδια ημέρα. Αν ο όγκος δεν είναι ρεαλιστικά διαχειρίσιμος, η λύση χρειάζεται συνεννόηση για προτεραιότητες ή υποστήριξη, όχι περισσότερη προσωπική πίεση.
Πώς δεν θα ξαναγεμίσει με τον ίδιο τρόπο
Μετά την πρώτη ημέρα, όρισε δύο ή τρία χρονικά παράθυρα για email, εφόσον το επιτρέπει ο ρόλος σου. Σε πείραμα δύο εβδομάδων που παρουσίασε το Τμήμα Ψυχολογίας του University of British Columbia, οι συμμετέχοντες ανέφεραν χαμηλότερο καθημερινό στρες όταν περιόρισαν τη συχνότητα ελέγχου. Η ίδια συχνότητα δεν ταιριάζει απαραίτητα σε κάθε επάγγελμα.
Μελέτη πεδίου από το Microsoft Research για τη διάρκεια, την ομαδοποίηση και τις αυτοδιακοπές στο email συνέδεσε τον περισσότερο καθημερινό χρόνο στο email με χαμηλότερη αντιλαμβανόμενη παραγωγικότητα και υψηλότερο μετρημένο στρες, αλλά δεν έδειξε ότι η ομαδοποίηση από μόνη της μειώνει απαραίτητα το στρες. Δοκίμασε ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα και παρατήρησε τι λειτουργεί στη δική σου δουλειά. Ένα energy audit επτά ημερών μπορεί επίσης να δείξει αν σε κουράζει το email ή ο τρόπος με τον οποίο διακόπτει τις υπόλοιπες εργασίες.
Τα πρώτα 45 λεπτά δεν χρειάζεται να τελειώσουν με άδειο inbox. Αρκεί να έχουν τελειώσει με σαφείς προτεραιότητες, ρεαλιστικές απαντήσεις και την αίσθηση ότι εσύ αποφασίζεις πού πηγαίνει η προσοχή σου.
